Personvernerklæring Midt-Norge 110-sentral IKS

 

  1. INNLEDNING

Personopplysninger

Personopplysninger er data og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson. Det kan for eksempel være navn, bosted, telefonnummer, e-postadresse og ip-adresse, eller en kombinasjon av disse som gjør det mulig å anslå hvilken person som befinner seg bak dataene.

All bruk av personopplysninger regnes som behandling av personopplysninger, som for eksempel innsamling, registering, sammenstilling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av disse. Behandling av personopplysninger reguleres av personopplysningsloven.

Behandlingsansvar

Midt-Norge 110-sentral IKS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med bruk av våre tjenester og produkter, og personopplysninger vi samler inn og bearbeider for det formål som fremgår nedenfor. Det at Midt-Norge 110-sentral IKS er behandlingsansvarlig innebærer primært at det er Midt-Norge 110-sentral IKS som har ansvar og plikter etter personopplysningsloven.

Dersom Midt-Norge 110-sentral IKS velger et annet selskap som får ansvaret for å behandle personopplysninger, altså data om deg, så kaller vi det en databehandler. I de tilfeller vi benytter databehandlere skal vi sørge for at vi har inngått databehandleravtaler som regulerer hvordan databehandleren kan behandle data som blir tilgjengeliggjort. Standard for dette er at avtalen med databehandleren kun får behandle personopplysninger på Midt-Norge 110-sentral IKS sin vegne og til klare og tydelige definerte formål, slik personvernforordningen krever.

Nedenfor finner du derfor informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Kontaktopplysninger

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte vårt personvernombud:

Navn: Frode Kvernland

E-post: Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.

Telefon: +47 950 50 621

  1. HVORFOR VI SAMLER INN PERSONOPPLYSNINGER OG HVA SLAG INFORMASJON VI SAMLER INN

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:

Nødanrop

Vi behandler opplysningene for å kunne gjennomføre vår lovpålagte tjeneste, som er mottak av nødmeldinger og iverksette nødvendige tiltak, herunder gi deg som nødstilte raskest mulig og riktigst mulig hjelp ved en oppstått hendelse. Grunnlaget for denne behandlingen er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e). 

Dersom din henvendelse inneholder særlige kategorier av personopplysninger, så som helseopplysninger ifm. en ulykke eller en skade, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav c) og/eller g).

Når du ringer oss på nødnummer 110, vil ditt navn, adresse, telefonnummer og din geografiske posisjon bli lagret sammen med opplysninger om når du ringte og hvor lenge samtalen varte. Det blir også gjort lydopptak av telefonsamtalen. All denne informasjonen blir loggført i våre systemer.

Innringer vil ikke bli informert om at samtalen blir tatt opp, da tid kan være kritisk ved mottak av en nødsamtale. Informasjon som mottas i en initiell fase av en hendelse danner grunnlaget for det videre arbeidet med å løse en hendelse på en raskest og best mulig måte. Vi har derfor et behov for å dokumentere informasjonen for å sikre forsvarlig oppfølging av en hendelse, og som bevis i etterkant av hendelsen.

Tilgangen til lydloggen er svært begrenset. Lydlogger vil bli lagret i 90 dager internt hos oss før de slettes automatisk, om det ikke er gjort unntak/vurdering om at det er nødvendig å sikre opptaket for videre bruk i evaluering eller etterforskning. Uttak og videre bruk av lydlogg reguleres av Kvalitetsprosedyre «P16 – Prosedyre for bruk av lydlogg».

Vi viser for øvrig til våre interne prosedyrer for bruk av lydlogg, samt datatilsynets uttalelse om samtaler til nødnummer: https://www.datatilsynet.no/personvern-pa-ulike-omrader/overvaking-og-sporing/lydopptak/lydopptak-i-forskjellige-situasjoner/

Vi bruker tredjepartsystemer som automatisk henter ut informasjon fra deg når du ringer nødnummeret 110, blant annet posisjonen fra posisjoneringstjenesten i mobiltelefonen, og/eller hvilke mobiltårn du er nærmest.

Nasjonal Referansedatabase (NRDB) drifter nummerportabilitet i det norske telemarkedet, og dekker hvilke operatører et telefonnummer til enhver tid er tilknyttet. Tjenestene knyttet til porteringen av telefonnummer når man flytter med seg nummer til ny operatør, utføres av NRDB. Telebransjen har derfor laget en løsning som videreformidler mobil posisjon og geografisk adresseinformasjon fra teleoperatørene til nødetater, og denne tjenesten driftes gjennom Nasjonal Referansedatabase. 

I henhold til ekomloven § 2-6 er teleoperatørene forpliktet til å ha et system som sikrer at "nødvendige opplysninger for geografisk lokalisering av nødanrop overføres for alle anrop til nødetatene". Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat som journalføres etter samtalen jf. § 10 i offentlighetsloven.

Vår operatør kan velge hvilken informasjon som NRDB presenterer som benyttes i det videre arbeidet for å løse hendelsen. NRDB presenterer i tillegg til posisjon på innringer, informasjon om bruker av abonnementet og fakturamottaker av abonnementet.

Servicetelefon/administrative publikumslinjer

Når du ringer oss på våre servicenumre, vil vi lagre ditt navn, telefonnummer og tidspunkt for samtalen.

Dersom henvendelsen gjelder en konkret hendelse, så som bålbrenning, overnatting i offentlige bygg, arbeid på alarmanlegg og lignende, vil operatøren opprette en skriftlig logg jf. offentlighetslova § 10 jf. arkivloven § 6. 

Alle samtaler og kommunikasjon inn og ut av sentralen blir lydlogget. De normale uprioriterte linjene har varsling om at samtalen vil bli tatt opp før den sendes videre til operasjonsrommet. Loggen lagres for å kunne følge opp telefonsamtaler ved behov, for eksempel for å ringe opp personer som har kontaktet oss for å gi presiseringer eller be om mer informasjon. Opptak av samtalen gir også operatøren mulighet til å høre på samtalen på nytt om han/hun er usikker på om de fikk med seg den nødvendige informasjonen fra innringer, og samtalen kan spilles av senere for undervisningsformål. Ved avspilling av lydloggen for undervisningsformål, vil innringers navn og telefonnummer anonymiseres.

Tilgangen til lydloggen er svært begrenset. Lydlogger vil bli lagret i 90 dager internt hos oss før de slettes automatisk, om det ikke er gjort unntak/vurdering om at det er nødvendig å sikre opptaket for videre bruk i evaluering eller etterforskning. Uttak og videre bruk av lydlogg reguleres av Kvalitetsprosedyre «P16 – Prosedyre for bruk av lydlogg».

Vi er pålagt å motta slike henvendelser av offentlige myndigheter, og behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen av personopplysninger er følgelig personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e).

Andre henvendelser – automatisk brannalarm

Vi mottar automatiske brannmeldinger via vårt alarmmottak fra næringseiendommer, offentlige bygg mm (heretter omtalt som et "objekt").

Alle objekter har kontaktpersoner registrert hos Midt-Norge 110-sentral. Når sentralen mottar nye bestillinger, endringer eller oppsigelser av automatisk brannvarsling som har/skal ha kontakt mot oss, behandler vi opplysninger om kontaktpersonens navn, telefonnummer og e-postadresse. I tillegg lagres adressen til objektet. Opplysninger som er knyttet til kundeforhold innhentes til Midt-Norge 110-sentral IKS, ved at kunden fyller ut et skjema ved inngåelse av kontrakt som inneholder kontaktinformasjon. Denne listen kan revideres kontinuerlig, herunder både med informasjon mottatt via telefon eller e-post.

Midt-Norge 110-sentral IKS benytter disse opplysningene til å ta kontakt angående utløste alarmer, eller andre forhold relatert til kundeforholdet. Involverte kan når som helst gi oss beskjed om at de ikke ønsker stå på en slik kontaktliste.

Informasjon om navn, adresse, telefon, e-postadresse på kontaktpersoner for objekter med overføring av automatisk brannalarm benyttes for å oppfylle våre forpliktelser i henhold til kontrakt vi har med hver enkelt kunde. Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b) som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av våre tjenester.

Opplysninger om kontaktinformasjon for kundeforhold, lagres i den perioden kundeforholdet er aktivt. Ved endringer på kontaktpersoner, utføres de fortløpende i kundeforholdet etter tilbakemeldinger fra kunden.

Rekruttering

Dersom du søker jobb hos Midt-Norge 110-sentral IKS, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir til oss gjennom dokumentene du sender oss, blant annet søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelle intervju, kan Midt-Norge 110-sentral IKS også gjennomføre egne undersøkelser, typisk samtaler med jobbsøkerens referanser.

For å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Denne bestemmelsen tillater oss å behandle personopplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en avtale inngås.

Live Streaming

Vi benytter oss av informasjon som kommer fra såkalt «Live Streaming». Informasjon fra streaming kommer fra bilkamera, hjelmkamera, droner, fra innringers smarttelefon, kamera for skallsikring av bygg, samt IR/optisk-kamera for brannovervaking.

Uttak og videre bruk av video fra streaming reguleres av vår interne kvalitetsprosedyre «P21 – Prosedyre for uttak av video fra streaming».

Grunnlaget for behandling av personopplysninger ifm streamingen er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e), som tillater oss å behandle personopplysninger når dette er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som vi er pålagt.

Dersom streamingen innebærer behandling av særlige kategorier av personopplysninger, så som helseopplysninger ifm. en ulykke eller en skade, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav c) og/eller g).

Streaming fra din smarttelefon 

Vi benytter oss av streaming av video utført av publikum, som er initiert av Midt-Norge 110-sentral IKS. Video fra streamingen vil kunne inneholde film av personer, kjøretøy og boligadresser.

Videostreaming fra publikum vil i hovedsak benyttes før redningspersonell kommer frem til hendelsen med det formål at vår operatør eller at annet beredskapspersonell skal få oversikt over hendelsen og sikre at nødvendige og riktige tiltak iverksettes. Informasjonen fra streamingvideoen vil bli videreformidlet til utalarmerte mannskaper, enten via overføring til utrykningskjøretøy eller som informasjon via aksjonssamband.

Opptak fra smarttelefon vil bli lagret i 1 time hos leverandør før de slettes automatisk, om det ikke er gjort unntak/vurdering om at det er nødvendig å sikre opptaket for videre bruk i evaluering/opplæring eller etterforskning. Lagring hos leverandør er regulert av en databehandleravtale.

Streaming fra drone

Vi vil benytte drone med streaming av video ved hendelser der det er nødvendig for å skaffe rask oversikt over hendelsen og eventuell utbredelse, der det kan være svært farlig å sende inn personell uten å først skaffe en oversikt over hendelsen, eller ved oppdrag med en lengre varighet.

Streaming av video fra drone vil kunne inneholde film av personer, kjøretøy og boligadresse.

Informasjon fra dronekameraene vil styrke sentralens og brannvesenets situasjonsforståelse, slik at samvirke med egne mannskaper og andre nødetater optimaliseres gjennom muligheten til å fatte strategiske og taktiske valg gjennom sanntidsinformasjon. Videre vil informasjon styrke sikkerheten for mannskapene som er i innsats.

Opptak fra denne type kamera vil bli lagret i 7 dager hos leverandør før de slettes automatisk, om det ikke er gjort unntak/vurdering om at det er nødvendig å sikre opptaket for videre bruk i evaluering/opplæring eller etterforskning. Lagring hos leverandør er regulert av en databehandleravtale.

Streaming fra bilkamera og hjelmkamera

Bilkamera består av kamera på dashbord og kamera i mast på utrykningskjøretøyet. Hjelmkamera er montert på hjelm hos den enkelte brannmann. Informasjon fra disse kameraene styrker sentralens situasjonsforståelse, slik at bedre samvirke med egne mannskaper og andre nødetater optimaliseres. Videre vil denne type informasjon styrke sikkerheten for mannskapene som er i innsats.

Opptak fra denne type kamera vil bli lagret i 7 dager hos leverandør før de slettes automatisk, om det ikke er gjort unntak/vurdering om at det er nødvendig å sikre opptaket for videre bruk i evaluering/opplæring eller etterforskning.

Streaming fra skallsikring av bygg 

Midt-Norge 110-sentral IKS har videoovervåkning som en del av skallsikringen av sentralen og brannstasjoner i Trondheim. Denne informasjonen er kun for overvåkning av byggene, da de regnes som særskilte/kritiske objekter som nødetat.  All kameraovervåkning blir tatt opp og forbipasserende i umiddelbar nærhet vil fanges opp på kamera.

Grunnlaget for denne behandlingen er GDPR artikkel 6 nr.1 bokstav f, som tillater oss å behandle oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigede interessen er å sikre tilgangen til Midt-Norge 110-sentral sine lokaler.

Opptak fra denne type kamera vil bli lagret i 7 dager lokalt før de slettes automatisk, om det ikke er gjort unntak/vurdering om at det er nødvendig å sikre opptaket for videre bruk i evaluering/opplæring eller etterforskning.

  1. UTLEVERING AV PERSONOPPLYSNINGER TIL ANDRE

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Midt-Norge 110-Sentral IKS bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. 

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

Vi deler også den informasjonen vi mottar med de andre nødmeldetjenestene (112 og 113) samt andre relevante samarbeidspartnere som f.eks. Hovedredningssentralen (HRS), Veitrafikksentralen (VTS) eller Sivilforsvaret for å kunne løse en hendelse raskest mulig.

  1. LAGRINGSTID

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.

  1. INFORMASJONSSIKKERHET

Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll. Elektronisk informasjon oppbevares i eget serverrom med adgangskontroll og tilgangskontroll på data. En del av systemene har egne lukkede og dedikerte nettverk hvor det ikke forekommer annen trafikk eller tilgang utenfra. Brukere som skal aksessere data i våre løsninger må logge inn med egen bruker, flere av løsningene har også 2-faktor autentisering.

Data oppbevart hos leverandør følger samme struktur og er underlagt leverandørens krav til datasikkerhet.

  1. DINE RETTIGHETER

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside:  www.datatilsynet.no.  

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende oss e-post til Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den. eller brev til:

Midt-Norge 110-sentral IKS
Sluppenvegen 20
7037 Trondheim 

Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

  1. KLAGER

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

  1. ENDRINGER

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her.  Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.

 

Revidert 1.mars 2020